Каждый мечтает приходить на работу как на праздник. Так почему бы не исполнить свою мечту и не открыть собственное агентство по организации праздников и торжеств, или, как сейчас модно говорить, Event-агентство? Ведь если организовать такое агентство грамотно, оно станет достаточно прибыльным. Только подумайте: в нашей жизни очень много праздников – начиная от дня рождения, заканчивая всеми официальными праздниками нашей страны. И абсолютно все хотят, чтобы именно их торжество прошло организованно и оригинально. Если вы хотите приносить людям праздник и зарабатывать на этом неплохие деньги, то данная статья именно для вас.
Итак, как же начать этот бизнес с нуля?
Главной задачей такого бизнеса является организация и оформление праздников. Итоговая цель – провести праздник так, чтобы клиент был впечатлен проведенным торжеством. Агентство должно быть универсальным и организовывать такие праздники: свадьбы, девичники, мальчишники, юбилеи, дни рождения, корпоративы, детские праздники, тематические вечеринки и так далее.
Для чего нужен бизнес-план?
В первую очередь необходимо составить бизнес-план, учитывая первоначальный бюджет и все необходимые затраты. Это является обязательной частью на пути к организации прибыльного дела. Бизнес-план поможет вам увидеть всю картину будущего бизнеса.
Образец бизнес-плана сейчас можно скачать в интернете, а если нет навыков и опыта, то можно обратиться к специалисту, который поможет вам в этом нелегком вопросе. Но нужно учитывать, что любой специалист не бесплатный.
Как зарегистрировать бизнес?
Чтобы оформить свой бизнес официально, необходимо его зарегистрировать. Есть два варианта регистрации – как индивидуальный предприниматель или как общество с ограниченной ответственностью. Самый простой, быстрый и экономичный вариант – оформить ИП, он также подойдет, если вести бизнес вы планируете без привлечения юридических партнеров. Для получения статуса индивидуального предпринимателя необходимо будет заполнить специальную форму и оплатить государственную пошлину.
Второй вариант подойдет для тех, кто планирует сотрудничать с юридическими лицами. К тому же наверняка вам придется сотрудничать с другими организациями в проведении праздников. Затраты на регистрацию ООО значительно выше, ну и придется побегать с бумагами. Лицензия для организации агентства по организации праздников не нужна.
Мониторинг рынка
Учитывая, что на рынке достаточно высокая конкуренция в этом бизнесе, необходимо досконально проанализировать ваших будущих конкурентов в городе. Чтобы заинтересовать потребителя и добиться хорошей репутации, нужно понимать, что будет очень сложно конкурировать с агентствами, которые держат такой бизнес длительное время, и добились в нем огромных успехов. У вашего агентства должна быть своя «изюминка», чтобы на фоне конкурентов смотреться выгодно. Изюминкой агентства может быть что угодно, все зависит от вашей оригинальности и остроумия.
Есть ли необходимость в помещении?
Наличие офиса для работы – это не главное условия для создания такого бизнеса. И первое время, в целях экономии на аренде помещения, можно обойтись без него. Встречи в таком случае можно назначать либо на нейтральной территории (парк, кафе, рестораны), либо на территории заказчика (партнера). Но сразу хочется отметить, что наиболее перспективным и солидным вариантом будет наличие собственного офиса. Помещение можно арендовать небольшое, достаточно будет 30-40 квадратных метров. Размещение лучше выбирать ближе к центральной части города.
Огромное значение имеет вывеска на входе – по ней заказчики смогут определить вашу оригинальность и креативность. Желательно, чтобы в помещении было несколько комнат – переговорная, комната для сотрудников и небольшая кладовая, в которой можно хранить оборудование, инвентарь и костюмы.
Уделите большое внимание внутренней отделке помещения, все должно выглядеть так, как будто заказчик уже пришел на праздник. Тут тоже должна сработать ваша фантазия и оригинальность.
Какое необходимо оборудование?
Для работы понадобится приобрести компьютеры и оргтехнику. Также необходимо поставить проектор, чтобы наглядно показывать заказчикам варианты оформления и проведения праздников. Не менее важным является установка мебели – письменные столы, компьютерные кресла, мягкая мебель для гостей, журнальный столик, в случае необходимости – информационная стойка.
Непосредственно для проведения праздников вам стоит закупиться различным звуковым оборудованием, фототехникой и видеотехникой. Если первое время финансовое состояние не позволяет сразу приобрести все оборудование, есть возможность его арендовать.
Что касается костюмов и декораций, то их лучше приобрести изначально по несколько комплектов, чтобы на каждое торжество было разнообразие. Дальше вам придется только обновлять, чтобы повысить оригинальность предоставляемых вами услуг.
Кто является заказчиком?
Заказчиками могут быть как частные лица, так и предприятия. Частные лица заказывают проведение следующих праздников: дни рождения, свадьбы, годовщины, детские праздники. Предприятия заказывают чаще всего проведение корпоративных праздников, таких как: празднование нового года, 8 марта, 23 февраля, юбилей компании и так далее. Каждый из заказчиков является уникальным, к каждому необходимо найти подход. Вы всегда должны выслушать все пожелания заказчика относительно торжества, выяснить у него потребности. Ведь чаще всего клиенты приходят без конкретизированных предложений.
Обязательно нужно уточнить вопрос финансового бюджета (на какую сумму рассчитывает заказчик) и рассчитать организацию праздника таким образом, чтобы уложиться в этот бюджет, да так, чтобы клиент остался довольным.
Представьте ситуацию: к вам обратится молодая семейная пара с просьбой «организовать незабываемый день рождения пятилетнего ребенка, но с минимальными расходами». И агентство должно с помощью переговоров предложить оптимальное количество оригинальных идей (без навязывания!) для проведения праздника.
В ответ вы должны услышать: «Да, это именно то, что нам нужно!» Если заказчикам не нравится ни одна из предложенных идей, стоит попробовать выяснить их потребности еще раз. Возможно, они изначально неверно разъяснились. А возможно, они уже прокрутили после перечисленных вариантов в голове ту самую идею, которая им подошла больше всего.
Стоит ли нанимать сотрудников?
Количество сотрудников зависит от направления деятельности агентства и объема работы. Давайте рассмотрим несколько вариантов:
- Агентство самостоятельно планирует и занимается организацией праздников. В этом случае необходим достаточный штат сотрудников, начиная от ди-джея, заканчивая фотографом.
- Это идеальный вариант, но он требует больших затрат на зарплаты сотрудникам. Этот вариант лучше рассматривать, когда агентство раскрутится.
- Сотрудники отсутствуют. В этом варианте необходимо осуществлять самостоятельно поиск подрядчиков по направлению. Подойдет он для начинающих предпринимателей. Большой плюс – экономия на оплате труда. Огромный минус – беспрерывный поиск потенциальных подрядчиков, а также большой риск нарваться на низкопрофильных специалистов.
- Смешанный вариант. Самый оптимальный из перечисленных вариантов. В этом случае агентство имеет небольшой штат сотрудников, и в случае необходимости нанимает людей других специальностей.
Абсолютно все сотрудники агентства должны быть творческими и инициативными людьми, именно они будут держать весь бизнес.
Агентству по организации праздников нужны:
- Менеджеры по продажам – принимает заказы и старается заинтересовать заказчика;
- Декоратор – украшает помещение перед праздником с помощью декораций и элементов интерьера;
- Ведущие. Для начала достаточно одного ведущего. Но желательно увеличить штат до нескольких ведущих, которые будут отличаться своей оригинальностью и у заказчика будет выбор.
- Фотографы и операторы. Огромный плюс, если получится нанять их со своей техникой, в этом случае вы сможете сэкономить на покупке фото- и видеооборудования.
- Ди-джей – человек, который отвечает за музыкальное сопровождение любого мероприятия;
- Водитель (и служебный автомобиль).
Вам нужно будет как-то доставлять сотрудников до места проведения торжества, а также привозить туда необходимое оборудование.
Кроме этого, у агентства должен быть достаточный круг бизнес-партнеров, таких как: клоуны, жонглеры, иллюзионисты, оформители и так далее.
Агентство должно предлагать своим заказчикам все что угодно – от показа необычных фокусов до незабываемого огненного шоу. Если вы не можете предоставить клиенту то, что он хочет, вы обречены получить негативный отзыв, чем можете испортить свою репутацию.
Необходимо понимать, что высококвалифицированный персонал – это важная часть бизнеса. Даже имея самые дорогие декорации и оборудование, без креативных и знающих свое дело сотрудников пользы это не принесет.
Нужна ли реклама агентству?
Проведение правильной рекламной кампании – основной двигатель любого бизнеса. Рекламировать свое агентство необходимо постоянно, даже учитывая то, что специфика любого агентства по проведению праздников такова, что больше половины заказчиков придут к вам по рекомендации кого-то из знакомых. Живой отзыв работает всегда лучше, что обычное объявление в интернете или газете. Но для того чтобы появились первые заказчики, без рекламной кампании не обойтись.
Рекламировать свое агентство лучше начать с общественного транспорта, телевидения, радио, социальных сетей. Так же не стоит забывать про такой вид рекламы, как промо-листовки. Их следует размещать в местах появления потенциальных заказчиков – детские развлекательные центры, ЗАГСЫ, парки и так далее. В предпраздничные дни необходимо делать рекламную рассылку для корпоративных клиентов (по электронной почте или смс-информированием).
Желательно создать сайт вашего агентства, где уже подробно расписать необходимую и интересную для заказчика информацию. На сайте необходимо постоянно обновлять фотографии с проведенных мероприятий, и описывать события.
Помимо рекламы необходимо создать собственный логотип, который должен быть ярким и запоминающимся. Необходимо также вести календарь мероприятий, в котором будете описывать все проведенные мероприятия и вести реестр своих заказчиков, чтобы не терять с ними связь в дальнейшем.
Какую можно получить прибыль?
Рассчитать прибыльность агентства по организации праздников очень трудно, так как все зависит от вложений, численности и обеспеченности населения города, степень раскрутки и иных факторов. Также большую роль в этом бизнесе играет сезонность. Летом – сезон свадеб, зимой период корпоративов. Соответственно, в эти месяцы спрос на праздничные услуги будет намного выше.
Окупается такой бизнес примерно через год, опять же, все зависит от многих нюансов. В лучшем случае первые полгода будет один-два заказа в месяц. Первое время стоит работать на улучшение репутации, поэтому цены на услуги завышать не стоит. Чтобы продержаться на плаву, необходимо иметь хотя бы 3-4 заказа в месяц. Стабильный доход агентство сможет приносить вам примерно через один-два года своего существования.
Какие существуют риски?
Абсолютно в любом бизнесе есть свои нюансы и риски. Самый главный риск в открытии агентства по проведению праздников – это длительная окупаемость изначальных вложений. Также нужно учитывать уровень зарплат своих сотрудников, закупку оборудования и инвентаря и относительную нестабильность на развлекательном рынке. Необходимо подготовиться к тому, что некоторое время может вообще не быть работы. Но если вы сможете зарекомендовать себя с начальными заказами, то бизнес и дальше может развиваться.
Советы для ведения бизнеса
При подборе людей для агентства не нужно экономить. Ведь имея рядом с собой специалистов своего дела, бизнес будет расцветать с невероятной скоростью. А если хотите сэкономить денежные средства, можно рассмотреть более бюджетный вариант аренды помещения или понизить расходы на различные офисные материалы.
Бизнес-план обязательно должен включать в себя информацию о незапланированных расходах, ведь первое время они будут возникать у вас достаточно часто.
Не нужно сразу брать много заказов. Для начала возьмите в работу пару торжеств и проведите их на максимально хорошем уровне. Это поможет вашему бизнесу встать твердо на ноги, а также получить уважение заказчиков.
Кроме того, не стоит забывать про оформление своего агентства в соответствии с законодательством. Все документы должны быть в полном порядке. Ведь если ваш бизнес будет идти в гору, а у вас обнаружатся проблемы с документами, то в любом случае надзорные и контролирующие органы дадут о себе знать, и тем самым вы нанесете вред не только вашей репутации, но и всему делу может прийти конец. Поэтому лучше заранее позаботиться об оформлении необходимой для бизнеса документации, чтобы потом не переживать за его судьбу.
Итак, подведем итоги. Чтобы открыть свое агентство по проведению праздников, нужно приложить немало усилий и средств. Но он достаточно интересный, особенно для творческих и креативных людей. Вы можете дать людям то, что они хотят больше всего – показать красочное шоу или провести незабываемые выходные, иными словами — подарить людям праздник!
И главный совет: никогда не падать духом, даже если постигнут временные трудности. Как говорят во Франции: «Терпеливым достается все». Если есть талант – будет и успех.
